現(xiàn)代教育技術(shù)處檔案管理辦法

一、檔案管理基本原則：

（一）凡是現(xiàn)代教育技術(shù)處在各類(lèi)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文物、實(shí)物、文字、圖表和聲像載體材料，均屬可保管的范圍。

（二）凡屬歸檔范圍的材料必須確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步存檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何人不得將檔案材料據(jù)為己有或拒絕存檔。

（三）辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，認(rèn)真做好各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔工作。

二、歸檔范圍：

（一）能反映黨群、行政主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)中心工作、學(xué)校建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件、文物、實(shí)物材料，如各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件、材料、報(bào)表、照片、錄像、合同、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

（二）具有憑證價(jià)值的文件材料以及其他對(duì)處室工作具有查考價(jià)值的文件材料，具體內(nèi)容詳見(jiàn)附件１。

三、歸檔時(shí)間：

（一）文書(shū)材料每月底前立卷歸檔。

（二）會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，由辦公室立卷歸檔。

（三）各部門(mén)組織會(huì)議等活動(dòng)相關(guān)的照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后三日內(nèi)交由辦公室歸檔。

（四）其它門(mén)類(lèi)和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后三日內(nèi)交由辦公室歸檔。

四、歸檔要求：

（一）應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項(xiàng)目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整。

（二）歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的規(guī)范分類(lèi)、填寫(xiě)各類(lèi)目錄。

（三）收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門(mén)別類(lèi)存放。整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，區(qū)分價(jià)值，分類(lèi)整理，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。歸檔文件材料的制作和書(shū)寫(xiě)要適宜長(zhǎng)期保存，禁止使用鉛筆和復(fù)寫(xiě)紙。

五、檔案保管：

（一）現(xiàn)代教育技術(shù)處所有的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案材料，由辦公室集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得私自保存和任意銷(xiāo)毀；辦公室負(fù)責(zé)定期檢查檔案，作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施，確保檔案完整和安全。

（二）檔案保管應(yīng)采用專(zhuān)用柜架，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固可靠、清潔通風(fēng)，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防高溫、防有害氣體等設(shè)施。

（三）檔案管理人員必須妥善保管好已歸檔和正在辦理的文件，嚴(yán)禁遺失、失密和泄密；檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核實(shí)，并履行簽字手續(xù)。

（四）檔案查閱要嚴(yán)格按程序登記，歸還時(shí)注銷(xiāo)；借出檔案要從嚴(yán)掌握，定期催還；定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或做其他技術(shù)處理。

六、檔案保密：

（一）認(rèn)真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案秘密的安全。

（二）辦公室保管的涉密檔案，要根據(jù)國(guó)家規(guī)定確定保密項(xiàng)目和密級(jí)，不得擅自擴(kuò)大使用和接觸的人員范圍。

（三）任何人不得擅自翻印、復(fù)制、摘抄和向外傳播保密檔案內(nèi)容。經(jīng)批準(zhǔn)翻印、復(fù)制的保密材料要按正式文件進(jìn)行登記和清退。

（四）檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時(shí)要清點(diǎn)注銷(xiāo)。

（五）需銷(xiāo)毀的檔案材料，應(yīng)造具清冊(cè)，寫(xiě)出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)鑒定小組審批后，在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。

（六）在借閱檔案的時(shí)候，需愛(ài)護(hù)檔案，不得在文件材料上畫(huà)圈、勾線和作任何記號(hào)，不得涂改拆散、抽頁(yè)、污染和損壞檔案。檔案一般只能在指定地點(diǎn)查閱，不得隨意帶走。

七、檔案工作崗位責(zé)任：

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度；加強(qiáng)本單位人員學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)，提高員工的檔案意識(shí)，把檔案工作納入本單位工作的議事日程。

（二）按歸檔要求做好平時(shí)文件材料的積累、分類(lèi)、立檔工作，歸檔案卷做到組卷合理，案卷目錄清晰，案卷標(biāo)題準(zhǔn)確；認(rèn)真對(duì)待本單位、本部門(mén)文件材料的收集、保管、分類(lèi)和立卷歸檔工作，確保歸檔材料完整、清潔、系統(tǒng)，具有法律效力。

（三）加強(qiáng)與學(xué)校檔案館聯(lián)系，主動(dòng)接受檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。

（四）做好檔案保護(hù)、保密工作，確保檔案材料的完整、安全。

本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。

徐州開(kāi)放現(xiàn)代教育技術(shù)處

2019年1月21日