徐開大委發(fā)〔2021〕28號

 

 

關于印發(fā)《徐州開放大學采購項目經(jīng)辦人職責及合同簽訂規(guī)范》的通知

 

各黨支部，各二級學院、各部門：

《徐州開放大學采購項目經(jīng)辦人職責及合同簽訂規(guī)范》已經(jīng)學校研究同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。

 

 

中共徐州開放大學委員會

2021年6月28日

 

徐州開放大學采購項目經(jīng)辦人職責

及合同簽訂規(guī)范

     

    為規(guī)范學校采購工作程序，確保采購項目質量，按照學校合同管理辦法、采購管理辦法的相關規(guī)定，結合學校采購工作的具體情況，對學校的采購項目申報、合同起草、簽訂相關工作進一步明確與規(guī)范，以確保采購項目實施、合同管理的規(guī)范性、可行性。

    一、采購項目經(jīng)辦人職責

    明確每個采購項目至少有兩名以上具體負責該項目的工作人員經(jīng)辦。其中使用單位（或教科研項目）指定采購負責人一名，具體負責采購項目的實施；職能(或執(zhí)行)部門指定經(jīng)辦人一名，協(xié)助完成采購相關工作；后勤管理處指定經(jīng)辦人一名，協(xié)調處理采購工作。具體職責如下：

    （一）使用單位（或教科研項目）采購負責人職責

1.按照《徐州開放大學采購項目需求論證和驗收管理暫行辦法》 規(guī)定，協(xié)助使用單位負責人（或教科研項目負責人）做好采購項目的前期調研及需求論證工作；明確采購項目的需求內容（包括項目技術指標、質量及服務要求、商務條款、供貨期或工期要求、質保期、驗收標準及付款方式等）；按申報程序逐級上報完善的采購申請及采購需求論證。

    2.負責采購項目答疑及現(xiàn)場踏勘；作為采購方代表參加該項目的評審工作。

    3.負責采購項目合同的起草、審核，按后勤管理處、紀委辦公室要求履行合同簽訂相關工作；具體做好采購項目的履約、實施工作。

    4.項目完成后及時上報職能部門，配合職能部門做好采購項目驗收及技術資料歸檔工作。

    5.項目驗收合格后，及時做好采購項目結算報銷的審簽工作； 負責項目的售后服務、合同續(xù)簽、尾款結算等相關工作。

    （二）職能(或執(zhí)行)部門經(jīng)辦人職責

    1.根據(jù)需要參加采購項目的需求論證，對采購項目技術指標、 商務條款、服務要求等給予指導、規(guī)范。

    2.作為職能（或執(zhí)行）部門，負責采購項目的溝通聯(lián)系，審核采購項目的需求論證，將完善的采購申請、采購需求論證報告在規(guī)定的時間內（每月1-10號）報送后勤管理處（電子稿發(fā)送到 xztvuhqglc@163.com）；同時做好相關業(yè)務工作。

    3.按后勤管理處要求組織好分散采購項目的采購工作，負責分散采購項目合同的審核、簽訂等相關工作；及時做好采購資料的整理歸檔。

    4.監(jiān)督指定采購項目的履約、實施。

    5.采購項目完成后，認真組織采購項目的驗收，并及時向后勤管理處上報相關材料；配合使用單位做好采購項目結算報銷的審簽、售后服務、合同續(xù)簽、尾款結算等相關工作。

    （三）后勤管理處經(jīng)辦人職責

    1.宣傳采購工作的規(guī)章制度和實施細則，受理歸口職能部門提報的采購申請，審核采購項目的相關資料，辦理委托招標項目手續(xù)。

    2.對編寫集中采購文件審查，發(fā)布集中采購公告，組織開標與評審，發(fā)布結果公示，督促集中采購合同簽訂。

    3.指導職能（或執(zhí)行）部門的分散采購工作，督促采購項目的履約、驗收。

    4.處理相關采購質疑，協(xié)助做好商家投訴的調查處理。

    5.做好采購資料的整理、歸檔。

    二、采購項目合同簽訂規(guī)范，學校的合同管理部門為學校辦公室，合同按后勤管理處提供的分類合同模板起草、簽訂。

    （一）集中采購合同簽訂規(guī)范“政府集中采購、校內集中采購、委托采購”項目評審結果出來以后，由后勤管理處經(jīng)辦人將合同模板發(fā)至擬中標單位，要求擬中標單位3日內擬定、起草合同文本，發(fā)至后勤管理處經(jīng)辦人；后勤管理處經(jīng)辦人將合同草稿發(fā)至使用單位采購負責人，由使用單位對合同草稿進行核準、充實、完善，2日內發(fā)至后勤管理處經(jīng)辦人；后勤管理處經(jīng)辦人會同使用單位、中標單位進行必要的溝通、協(xié)調、修改后，發(fā)后勤管理處進行最終審核；審核后的合同定稿由使用單位采購負責人打印6份（政府采購合同打印9份），同時填寫《徐州開放大學集中采購合同簽訂審核表》，相關人員簽字、蓋章；使用單位采購負責人將合同及《徐州開放大學集中采購合同簽訂審核表》送交職能部門負責人審核，審核無誤后，在合同上代表學校簽字，并在《徐州開放大學集中采購合同簽訂審核表》上簽字，加蓋職能部門公章；由使用單位采購負責人將合同及《徐州開放大學集中采購合同簽訂審核表》送交紀委辦公室審核，加蓋章；紀委辦公室審核簽章后送交后勤管理處經(jīng)辦人，后勤管理處經(jīng)辦人聯(lián)系中標單位代表到?，F(xiàn)場進行資格后審并簽訂采購合同。

    （二）分散采購合同簽訂規(guī)范分散采購的項目，根據(jù)需要簽訂合同，由職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人將合同模板發(fā)至成交單位，要求成交單位3日內將相關內容擬定、起草后發(fā)至職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人；職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人將合同草稿發(fā)至使用單位采購負責人，由使用單位對合同草稿進行核準、充實、完善，2日內發(fā)至職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人；職能（或 執(zhí)行）部門經(jīng)辦人會同使用單位、成交單位進行必要的溝通、協(xié)調、修改后，將定稿后的合同發(fā)至使用單位采購負責人，將合同打印6份，同時填寫《徐州開放大學分散采購合同簽訂審核表》，相關人員簽字、蓋章；使用單位采購負責人將合同及《徐州開放大學分散采購合同簽訂審核表》送交職能（或執(zhí)行）部門負責人審核，審核無誤后，在合同上代表學校簽字，并在《徐州開放大學分散采購合同簽訂審核表》上簽字、蓋章；由職能（或執(zhí)行）部門經(jīng)辦人聯(lián)系成交單位代表到?，F(xiàn)場簽訂采購合同，將《徐州開放大學分散采購執(zhí)行表》、相關采購資料及6份合同送后勤管理處審核；最后送紀委辦公室審核、蓋章。

    三、采購合同歸檔要求

    所有采購項目結果公告發(fā)出之日起10日內完成合同簽訂，最遲不超過30日。合同簽訂后，及時交學校辦公室、后勤管理處、紀委辦公室、職能部門或使用單位各1份存檔，交中標方2份留存。

    四、合同的履約及驗收

    使用單位、職能部門認真做好采購項目的履約及驗收工作。項目完成后，職能部門及時牽頭組織項目驗收，填寫《徐州開放大學集中采購項目驗收報告》或《徐州開放大學分散采購項目驗收報告》，后勤管理處備案；如果項目尚不符合驗收要求，則必須先填寫《徐州開放大學集中采購項目履約情況說明》，后勤管理處備案；待項目驗收合格后及時提交《徐州開放大學采購項目驗收報告》；財務處按合同、驗收報告等材料辦理結算手續(xù)。

五、本職責及規(guī)范由后勤管理處負責解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。

            

 

 

 

 

中共徐州開放大學委員會辦公室             2021年6月28日印發(fā)