徐开大委发〔2021〕28号

 

 

关于印发《徐州开放大学采购项目经办人职责及合同签订规范》的通知

 

各党支部，各二级学院、各部门：

《徐州开放大学采购项目经办人职责及合同签订规范》已经学校研究同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

 

 

中共徐州开放大学委员会

2021年6月28日

 

徐州开放大学采购项目经办人职责

及合同签订规范

     

    为规范学校采购工作程序，确保采购项目质量，按照学校合同管理办法、采购管理办法的相关规定，结合学校采购工作的具体情况，对学校的采购项目申报、合同起草、签订相关工作进一步明确与规范，以确保采购项目实施、合同管理的规范性、可行性。

    一、采购项目经办人职责

    明确每个采购项目至少有两名以上具体负责该项目的工作人员经办。其中使用单位（或教科研项目）指定采购负责人一名，具体负责采购项目的实施；职能(或执行)部门指定经办人一名，协助完成采购相关工作；后勤管理处指定经办人一名，协调处理采购工作。具体职责如下：

    （一）使用单位（或教科研项目）采购负责人职责

1.按照《徐州开放大学采购项目需求论证和验收管理暂行办法》 规定，协助使用单位负责人（或教科研项目负责人）做好采购项目的前期调研及需求论证工作；明确采购项目的需求内容（包括项目技术指标、质量及服务要求、商务条款、供货期或工期要求、质保期、验收标准及付款方式等）；按申报程序逐级上报完善的采购申请及采购需求论证。

    2.负责采购项目答疑及现场踏勘；作为采购方代表参加该项目的评审工作。

    3.负责采购项目合同的起草、审核，按后勤管理处、纪委办公室要求履行合同签订相关工作；具体做好采购项目的履约、实施工作。

    4.项目完成后及时上报职能部门，配合职能部门做好采购项目验收及技术资料归档工作。

    5.项目验收合格后，及时做好采购项目结算报销的审签工作； 负责项目的售后服务、合同续签、尾款结算等相关工作。

    （二）职能(或执行)部门经办人职责

    1.根据需要参加采购项目的需求论证，对采购项目技术指标、 商务条款、服务要求等给予指导、规范。

    2.作为职能（或执行）部门，负责采购项目的沟通联系，审核采购项目的需求论证，将完善的采购申请、采购需求论证报告在规定的时间内（每月1-10号）报送后勤管理处（电子稿发送到 xztvuhqglc@163.com）；同时做好相关业务工作。

    3.按后勤管理处要求组织好分散采购项目的采购工作，负责分散采购项目合同的审核、签订等相关工作；及时做好采购资料的整理归档。

    4.监督指定采购项目的履约、实施。

    5.采购项目完成后，认真组织采购项目的验收，并及时向后勤管理处上报相关材料；配合使用单位做好采购项目结算报销的审签、售后服务、合同续签、尾款结算等相关工作。

    （三）后勤管理处经办人职责

    1.宣传采购工作的规章制度和实施细则，受理归口职能部门提报的采购申请，审核采购项目的相关资料，办理委托招标项目手续。

    2.对编写集中采购文件审查，发布集中采购公告，组织开标与评审，发布结果公示，督促集中采购合同签订。

    3.指导职能（或执行）部门的分散采购工作，督促采购项目的履约、验收。

    4.处理相关采购质疑，协助做好商家投诉的调查处理。

    5.做好采购资料的整理、归档。

    二、采购项目合同签订规范，学校的合同管理部门为学校办公室，合同按后勤管理处提供的分类合同模板起草、签订。

    （一）集中采购合同签订规范“政府集中采购、校内集中采购、委托采购”项目评审结果出来以后，由后勤管理处经办人将合同模板发至拟中标单位，要求拟中标单位3日内拟定、起草合同文本，发至后勤管理处经办人；后勤管理处经办人将合同草稿发至使用单位采购负责人，由使用单位对合同草稿进行核准、充实、完善，2日内发至后勤管理处经办人；后勤管理处经办人会同使用单位、中标单位进行必要的沟通、协调、修改后，发后勤管理处进行最终审核；审核后的合同定稿由使用单位采购负责人打印6份（政府采购合同打印9份），同时填写《徐州开放大学集中采购合同签订审核表》，相关人员签字、盖章；使用单位采购负责人将合同及《徐州开放大学集中采购合同签订审核表》送交职能部门负责人审核，审核无误后，在合同上代表学校签字，并在《徐州开放大学集中采购合同签订审核表》上签字，加盖职能部门公章；由使用单位采购负责人将合同及《徐州开放大学集中采购合同签订审核表》送交纪委办公室审核，加盖章；纪委办公室审核签章后送交后勤管理处经办人，后勤管理处经办人联系中标单位代表到校现场进行资格后审并签订采购合同。

    （二）分散采购合同签订规范分散采购的项目，根据需要签订合同，由职能（或执行）部门经办人将合同模板发至成交单位，要求成交单位3日内将相关内容拟定、起草后发至职能（或执行）部门经办人；职能（或执行）部门经办人将合同草稿发至使用单位采购负责人，由使用单位对合同草稿进行核准、充实、完善，2日内发至职能（或执行）部门经办人；职能（或 执行）部门经办人会同使用单位、成交单位进行必要的沟通、协调、修改后，将定稿后的合同发至使用单位采购负责人，将合同打印6份，同时填写《徐州开放大学分散采购合同签订审核表》，相关人员签字、盖章；使用单位采购负责人将合同及《徐州开放大学分散采购合同签订审核表》送交职能（或执行）部门负责人审核，审核无误后，在合同上代表学校签字，并在《徐州开放大学分散采购合同签订审核表》上签字、盖章；由职能（或执行）部门经办人联系成交单位代表到校现场签订采购合同，将《徐州开放大学分散采购执行表》、相关采购资料及6份合同送后勤管理处审核；最后送纪委办公室审核、盖章。

    三、采购合同归档要求

    所有采购项目结果公告发出之日起10日内完成合同签订，最迟不超过30日。合同签订后，及时交学校办公室、后勤管理处、纪委办公室、职能部门或使用单位各1份存档，交中标方2份留存。

    四、合同的履约及验收

    使用单位、职能部门认真做好采购项目的履约及验收工作。项目完成后，职能部门及时牵头组织项目验收，填写《徐州开放大学集中采购项目验收报告》或《徐州开放大学分散采购项目验收报告》，后勤管理处备案；如果项目尚不符合验收要求，则必须先填写《徐州开放大学集中采购项目履约情况说明》，后勤管理处备案；待项目验收合格后及时提交《徐州开放大学采购项目验收报告》；财务处按合同、验收报告等材料办理结算手续。

五、本职责及规范由后勤管理处负责解释，自发布之日起执行。

           

 

 

 

 

中共徐州开放大学委员会办公室             2021年6月28日印发